Contracts Assistant
Job Number: 353623
Category: Administrative
Description: Job Title: Contracts Assistant
Pay Rate: $23 / hr
Location: Irvine, CA
Area Code: 949, 657, 714
ZIP Code: 92618
Start Date: Right Away
Keywords: #ContractsAssistant #Aerospace
Benefits:
Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
401k
On the job training / cross-training
Life Insurance, disability insurance
Voluntary life insurance for family members available.
Accident and critical illness insurance optional.
Scheduled performance reviews
Referral program
Job Description:
The Contracts Assistant provides administrative and staff support to the Contracts department. Assist in the preparation and control of records, statistics, and reports. Assists in the preparation of contract proposals and related marketing efforts
Responsibilities:
Coordinate, submit, and track approved proposals
Provide assistance in distribution of sales orders and other contract documentation.
Support entry of contract requirements into CostPoint system.
Initiate, process and closeout various contract-related documentation and/or communications, with customer and within MDSI.
Manage on-line solicitations and orders from DLA.
Manage solicitations and orders for repair orders.
Generate, process, and track contract closeout sheets.
Assist in scanning documents to on-line proposal and program folders.
Maintain department Agreement Log and centralized files.
Perform routine customer follow-up and coordination.
Assist Contracts Lead and Pricing Supervisor in the performance of their respective administrative duties.
Support preparation and submission of proposals, including back-up documentation.
Maintain assigned contract files, ensuring that correspondence and records are properly posted.
Access and process e-mail orders from customers using EDI.
Able to interact with all levels within the organization
Education and Experience:
High school diploma/GED
1-3 years related experience
Must be a US Citizen or Permanent Resident
Skills and Knowledge:
Ability to read and interpret documents.
Ability to write routine reports and correspondence.
Ability to communicate in English.
Ability to calculate figures and amounts such as discounts, interest, commissions, proportions, percentages, area, circumference, and volume.
Ability to apply concepts of basic algebra and geometry.
Strong interpersonal skills as well as strong telephone skills.
Personal Computer literate.
Spreadsheets & word processing (Word, Excel).
Must be eligible to obtain DoD security clearance.
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EOE/F/M/Disability/Veterans
Título profesional: Asistente de contratos
Salario: $23 / hora
Ubicación: Irvine, CA
Código de área: 949, 657, 714
Código Postal: 92618
Fecha de inicio: inmediatamente
Beneficios:
Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, dentales y de la vista
401k
Capacitación en el trabajo / capacitación cruzada
Seguro de vida, seguro de invalidez.
*Seguro de vida voluntario para familiares disponible.
*Seguro de accidentes y enfermedades críticas opcional.
Revisiones de desempeño programadas
Programa de referencia
Descripción del trabajo:
El Asistente de Contratos brinda apoyo administrativo y de personal al departamento de Contratos. Colaborar en la elaboración y control de registros, estadísticas e informes. Ayuda en la preparación de propuestas de contratos y esfuerzos de marketing relacionados.
Responsabilidades:
Coordinar, enviar y realizar un seguimiento de las propuestas aprobadas.
Proporcionar asistencia en distribución de órdenes de venta y otra documentación de contrato.
Apoyar la entrada de requisitos de contrato en el sistema CostPoint.
Iniciar, procesar y cerrar diversos documentos y/o comunicaciones relacionados con contratos, con el cliente y dentro de MDSI.
Gestionar solicitudes y pedidos en línea de DLA.
Gestionar solicitudes y pedidos de pedidos de reparación.
Generar, procesar y dar seguimiento a hojas de liquidación de contratos.
Ayudar a escanear documentos a carpetas de propuestas y programas en línea.
Mantener el Registro de Acuerdos del departamento y archivos centralizados.
Realizar seguimiento y coordinación de rutina del cliente.
Ayudar al líder de contratos y al supervisor de precios en el desempeño de sus respectivas funciones administrativas.
Apoyar la preparación y presentación de propuestas, incluida la documentación de respaldo.
Mantiene archivos de contrato asignados, asegurando que la correspondencia y los registros se publican correctamente.
Acceda y procese pedidos por correo electrónico de clientes utilizando EDI.
Capaz de interactuar con todos los niveles dentro de la organización.
Educación y experiencia:
*Diploma de escuela secundaria/GED
1-3 años de experiencia relacionada
Debe ser ciudadano estadounidense o residente permanente
Habilidades y conocimientos:
Capacidad para leer e interpretar documentos.
Capacidad para escribir informes de rutina y correspondencia.
Capacidad para comunicarse en inglés.
Posibilidad de calcular cifras y montos como descuentos, intereses, comisiones, proporciones, porcentajes, área, circunferencia y volumen.
*Capacidad para aplicar conceptos de álgebra y geometría básica.
Fuertes habilidades interpersonales así como fuertes habilidades telefónicas.
Conocimientos de informática personal.
Hojas de cálculo y procesamiento de textos (Word, Excel).
Debe ser elegible para obtener la autorización de seguridad del Departamento de Defensa.
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EOE/F/M/Discapacidad/Veteranos
cad280 ...
Location: Irvine , CA
Minimum Experience (yrs):
Required Education: Not Specified
Benefits:
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